协同办公系统电子文件管理-运筹软件

1）电子文件协同办公建设

电子文件协同办公模块将实现公文的电子化拟制、修改、审批、发文和接收等功能。通过该模块，用户可以方便地制作和编辑公文，并通过电子化的方式进行审批和分发。同时，系统还支持对接收到的公文进行自动分类和检索。

电子文件拟制形成：电子文件拟制形成的过程环节需与办公业务类型、业务流程相匹配，办公业务类型和业务流程在业务管理服务中灵活配置。电子文件拟制形成结束支持传输交换、利用办理等环节。

电子文件传输交换：电子文件传输交换模糊主要包含发文管理与收文管理两大核心功能，电子文件发文程序主要流程为答复（复核）、登记、核发。收文管理主要流程包含收文登记、收文审核、收文拟办、收文批办、收文承办、收文督办、收文传阅、收文办结等节点，流程可自定义。

电子文件利用办理：电子文件利用办理模块它负责对下发或接收到的电子文件进行高效管理和利用。该模块支持在线拟办，用户可直接在系统中编辑和处理文件，提升工作效率。同时，批办功能让审批流程更加便捷，加快了文件流转速度。承办操作确保每项任务都能得到具体执行，责任明确。对于紧急文件，催办功能可及时提醒相关人员加快处理。传阅功能则方便了文件在各部门间的共享与协作。最后，办结操作标志着文件处理流程的结束，为后续归档和查询提供了便利。

电子文件存储管理：电子文件存储管理模块需要对电子文件的存储进行管理。形成电子文件资源目录。其中电子文件加密存储与交换，由电子文件形成主体根据业务性质和文件属性等需要进行判断。对电子文件的查阅、借阅，对应纸质文件的借阅进行管理。

电子文件归档管理：电子文件归档管理模块需要实现对电子文件归档与管理。电子文件归档管理从归档元数据、归档内容、文件整理、文件移交、文件接收几方面进行设计，实现协同办公系统系统的归档与管理。

（2）标准化套件

电子文件协同办公系统兼容适配目前文字处理软件和版式阅读软件

本次试点工作过程中，以“文件为核心，以文件为接口”的状态下，重点之一与标准化套件的对接。

1、规范好电子文件在形成、传输办理、归档过程中包括安全检测，涉及到各单位（即立档单位/档案室）的元数据字段及内容；

2、在电子拟制形成过程中，对文件在线编辑，在线编辑除保存编辑的历史记录外，还需要对过程文件进行元数据项写入流式文件中，同文件一起保存，同时在各不同环节对不能变化的字段以及文件进行签名；在完成文件接口的同时，做好安全性保障；

3、若文件需要进行签发：在签发后，文件制版（转版、盖章）环节，对转成标准格式的OFD文件，同时调用“OFD版式接口”自动将元数据项写入版式文件中，包含签名信息；

4、电子签章：试点集成电子签章业务，需要包含：一、文件签发后的需要发文的文件的电子印章；二、文件归档后，需要移交至档案馆的归档章

（3）应用管理服务

应用管理服务需提供统一的用户管理、身份配给和身份认证体系，实现全部应用的单点登录，实现用户身份和权限的动态同步，通过集中证书管理、集中账户管理、集中授权管理、集中认证管理和集中审计管理等应用模块实现所提出的员工账户统一，系统资源整合、应用数据共享和全面集中管控的核心目标。

（4）业务管理服务

业务管理平台旨在对电子文件进行全面的管理。

业务类别管理需要电子文件拟制流程根据用户使用习惯及环境使用（不使用电子文件拟制流程在发文管理时，兼容手工登记、文件接口登记），在《党政机关工作条例》的规定要求上，支持用户需求定制形成、办理流程、业务流程管理。

业务流程管理功能需要业务构建平台通过对表单、人员、流程、权限进行统一构建展示，可快速实现数据的统一管理。

文件标识管理：要求对文件的标识进行管理。

文件格式管理：需要能够格式转换工具实现将文书类、多媒体类档案分别转换成统一的文件格式，并支持手动及自动转换。

元数据管理：要求系统提供对元数据和目录数据的定义与维护功能，并内置常见种类电子档案的元数据方案。

三表合一管理：支持对分类方案管理、归档范围、保管期限的三表合一统一管理，满足档案的最新标准规范。

（5）安全支撑服务

系统提供全面、高效且安全可靠的电子公文处理环境

首先，系统必须包含身份认证服务，通过部署认证服务器为协同办公提供认证服务，认证服务器部署在应用加密机后面。通过严格验证用户身份，确保仅有授权人员能够访问和操作系统，从而防止未授权访问和数据泄露。

其次，签名验签服务是系统的另一项核心要求。依托数字证书服务体系和配套的可信数据应用产品，完成可信数据的框架建设。该服务需确保电子公文的真实性和完整性，防止公文在传输过程中被篡改，同时通过验签功能来验证公文的来源和真实性。

此外，系统可对接电子签章服务。满足公文的正式性和法律效力要求，并通过电子印章的真实性验证，进一步增强公文的可信度。

加解密服务则是保障公文传输和存储安全的关键。系统需要对公文进行加密处理，在传输过程中保护数据不被窃取或篡改，同时在接收端进行安全解密，确保信息的机密性。

最后，四性检测服务是系统安全性的重要补充。通过业务环节、预归档、归档环节、移交与接收环节分别做相应检测工作，确保电子档案的真实性、完整性、可用性、安全性。

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系统集成	专业的管理系统工程一定是高度集成的，开放的接口，保持生态链良性发展。	集成呼叫中心、第三方ERP、OA、视频会议、单点登录、网银在线支付、微信、短信、Email、身份认证等。	大多为在线租用云部署模式，封闭式架构、不对外开放，不支持二次开发、第三方应用集成。
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