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实验室信息管理系统需求以及解决方案-运筹软件

    以数据库为核心的信息化技术与实验室管理需求相结合的信息化管理工具,采用Web方式,无需客户端,同时适用于Internet及局域网。集数据查询、统计于一体,为实验室的管理提供快捷方便的服务。
    实验室管理系统为实验室、实验项目、实验预约、仪器设备、耗材、人员提供了简便、高效、清晰、规范的管理流程,相比于传统人工管理,实验室管理系统提供了更方便的管理方式,而且更加能提高管理效率。
    它对实验室进行了规范化管理;包括了实验室管理、实验项目管理、实验报告、实验室预约;仪器设备(出入库)管理、使用登记、仪器设备保养、维修、损坏报废、仪器借用、仪器标定;易耗品(出入库)管理、耗材回收、人员管理等功能,并且都有查询功能,报表打印功能等。
功能需求以及解决方案
实验室资源管理
    实验室资源的管理主要包括:人员管理(包括培训、上岗证管理)、仪器设备管理(包括计量器具管理)、方法、质量标准管理、环境管理等四个方面的内容。
1、人员管理
1.1、人员基本信息管理
    对实验室人员的信息(姓名、性别、照片、学历、工作时间、技术职称、职务、部门、联系方式、培训情况、上岗能力等)可设立权限查询,可以将人员的电子版简历文件以附件的方式进行管理;可以对实验室人员的结构进行各种统计检验;根据人员上岗能力对检验人员检验业务权限进行控制。
1.2、考勤管理
    与汉王考勤机对接可以记录不同班组人员的出勤信息,自动计算出每个人员指定时间段的出勤、缺勤、加班、休假等汇总结果。
1.考勤记录
员工每天到公司后通过手机考勤打卡记录上下班时间。同时,对于特殊情况,员工可自行对迟到、早退、缺勤等原由加以补充。
2.考勤查询
在考勤工具中,员工可以按月度查询自己的出勤情况,减少避免迟到早退现象。日历显示,一目了然。
3.考勤报表
具有考勤管理权的人,可以快速在考勤工具中导出月度全体员工的考勤表格,月度统计,方便简单。
4、仪器设备管理
    仪器管理系统针对企业设备的基础资料、保养和维修、润滑、仪器事故统计、仪器折旧等管理工作,提供对仪器进行统一管理的功能,可制定仪器作保养、检测、润滑、维修计划,同时反映和记录仪器检测、保养、润滑、维修情况,以及保养、润滑、维修过程中发生的物料耗用等情况,记录仪器的事故并进行原因分析。
4.1、仪器的验收流程管理
    某检测公司仪器的验收过程包括外观验收、仪器建档、仪器试用、综合验收。
    某检测公司相关人员在仪器进行完外观验收后在LIMS中建立仪器档案,包括填写仪器编号、名称、生产厂商等基本信息,还需要指定仪器的保管人、所属部门、校准历史以及各项技术参数和标准。
4.2、仪器使用和维护管理
     检测仪器在建档后进入LIMS系统,然后要指定仪器保管人。最重要的是要对使用者进行培训,走人员培训流程,发送培训邀请,考核通过后才获得授权使用该仪器。具体由实验室负责人负责仪器培训的组织和授权,并记录考核结果。
在设备使用过程中仪器管理员确定是否进行期间核查,如需要则由保管人进行核查。核查如有问题进入维修流程,没有问题则继续使用。期间核查的时间需要能自动变化。
     
4.3、仪器维修管理
     保管员提出申请到管理部,由维修工程师在系统中进行确认,确认后状态变为维修。仪器维修好后回到实验室,由实验室负责人对该仪器状态进行确认,如没问题则确认,状态改为合格;若需要进行校准则在确认时选择需校准。状态为停用。
4.4、仪器的借用管理
    借用人在系统中填写借用申请,保管员和相关部门负责人收到一个提醒,然后在系统中进行确认,审核通过后仪器状态改为停用。仪器归还时需要录入归还人用户和密码方可进行归还。实验室负责人收到一个提醒,确认仪器没有问题后将仪器状态改为合格,若有问题则状态改为停用,等待维修。
4.5、仪器的转移管理
    管理部在系统中填写申请,仪器保管员和相关实验室负责人(副总裁)收到一个提醒,审核后仪器状态变为报废,仪器保管员须在系统中于仪器所在的新部门建立新仪器档案。仪器流水号不变,但是编号上的部门代号变了,转移包括该仪器所有配件和资料。并且转移的仪器在档案备注中应注明此为转移后的仪器,还须有原部门和单位。保留以前的保管记录、曾用名和曾用编号。
4.6、仪器的报废管理
    由仪器保管人填写报废申请单,维修工程师在系统中进行审核,通过后报领导审批。批准后的仪器状态变为报废。
5、检验业务流程管理
    质量检验业务流程(QC),强调的是过程的管理与控制,其主要的功能如下:
登录样品,如原辅材料、成品、半成品、环境监测样等;
采样任务;
接收样品;
任务指派;
结果录入;
审批审核;
样品放行、批放行;
留样管理;
稳定性研究;
产品批次跟踪。
实现了计量化验站现有业务流程的全面管理,以提高实验室管理的规范性和对外服务的实效性。
6、登录样品
   登记样品时,自动生成样品编号,每个样品具有唯一性的样品编号,由系统自动生成。样品编号的编码规格可由用户自行定义。
记录样品基本信息,包括样品类别、取样时间、取样地点、任务来源、设置对应的检测项目及检测方法等。若是固定采样点的样品,检验项目已预先设置好,不需要重新设置。
样品登记信息可自动关联到检验报告单中。
6.1、采样任务
   系统允许用户自定义不同类别检验任务的业务流程,包括固定任务和临时任务。
固定任务是源自于固定采样点的检验任务。对于此类任务,可预先设置采样点的检验项目,避免每次样品登记时都需要设置项目。若采样点具有固定检验频次,其任务将由系统定时自动生成,无需人工干预,一旦检验计划发生了变化,用户只需要重新设置发生变化采样点的检验频次参数,系统又将根据修改好的频率生成以后的检验任务。
   临时任务由人工生成,登记样品信息,设置检验项目、检测方法,然后指定相应的检验岗位或检验人员进行分析;临时任务包括加样、装置标定、科研等类型。
6.2接收样品
   样品登记完成后,即可对样品进行签收,接受后的样品进入相应的待检状态。
6.3任务指派
    样品登记后,系统提示负责样品检验的科室接收样品。
    若是固定样品,预先已设置了检验权限,不需要手工指定检验人员。
    若是临时样品,检验科室接收样品时,还可以重新安排本科室检验工作,指定每个项目的检验人员。
管理人员能够随时浏览当前检验人员的工作分配情况,进行的状态。
6.4、结果录入
    数据输入可按检验任务、样品和项目等方式进行录入,相同检验项目的数据可批量进行输入。
    系统能根据不同的情况采取手工输入和自动采集的方式。
    系统可提供快速、方便的数据手工输入方式,要求在电子化的原始记录单上进行输入,每个检验项目的原始记录单可预先灵活设计;输入数据时,根据项目名称和检验方法,自动显示原始记录单,并在原始记录单上完成所有原始数据的输入、计算、修约、质量判定等操作。为满足IEC17025对关联要素追溯性的要求,原始记录应包含足够的信息,如任务信息、样品信息、检验方法、仪器编号、标准样品、标准溶液、试剂和试样等的用量、稀释倍数、检验人员等,并便于查询、浏览和修正。
    原始记录单可附带图片及各种格式的附件,并在审核数据和生成报告时可打开浏览;原始记录单具有引用标准溶液、标准曲线及计量器具数据补正信息功能,并参与计算;原始记录单中可自动显示质控样品的质控结果,如平行样偏差、加标回收率、标样偏差等,并与允许控制范围进行自动判断,实现检验数据准确性和再现性的严格监控。
6.5审核
    检验完成后实验室信息管理系统自动按照设定的流程对的数据进行多级审核。审核数据时,自动显示原始记录单,并可查看附带的图谱及文件等信息。审核人不能对原始信息进行修改,能退回修改,并记录修改全过程信息。

6.6样品放行
    样品检验合格后,按照流程要求对样品进行放行或者对批次进行放行。
6.7留样管理
    完成样品登记后,可进行留样,也可在样品检验完成后进行。系统记录留样信息,如留样地点、留样时长、留样数量等信息。留样到期后,提示用户进行处理。提供查询历史留样记录。

7、稳定性研究
    通过系统分析一段时间的数据推断样品的稳定性
8、产品批次跟踪
    对于检验过的样品或批次可对其状态进行跟踪,从样品录入后到完成全部流程其状态据可见。
9、常规材料管理
    要求系统在管理试剂和材料基本信息时可按化学试剂、化学药品、生物检验试剂、仪器运行用气体、办公用品、实验器皿、生物检验耗材、中小型仪器设备备件及消耗品、色谱质谱备件及消耗品、光谱质谱备件及消耗品、一般性消耗品、应急检验设备和现场仪器备件及消耗品、危险品和毒品等进行分类。
    要求能够实现试剂和材料的购买申请、审批、出入库和领用等的管理,管理信息包括:购买申请、申请审核、验收、编号、名称、规格、单位、购置数量、购置日期、库存数量、经手人、出入库日期、出入库方向、存放位置、单价、总价等。
建立试剂和材料的发放领用记录,包括:领用日期、领用人、领用数量、领用部门和备注等信息。试剂和材料入库时,系统能自动增加库存;试剂和材料领用时,系统则会自动扣除库存,从而可以实现库存的自动更新管理。
    要求具有多种查询功能和统计汇总功能,如按分类、名称、编号、有效期、领用人、购置日期、出入库日期、出入库方向、存放位置等进行分类查询和统计,统计每月、每季、每年的消耗量和费用。并具有按月按季按年报表打印功能。
建立试剂和材料的供应商档案,包括供应商的名称,供应商所包含的生产单位名称,各种证件名称、有效期等信息。
10、标准物质管理
    要求能够对标准物质的申请、审批、基本信息和出入库、领用情况进行管理。主要应包含以下信息:标准物质的分类名称、编号、等级、数量、购买原因、购买日期、单价、生产日期、有效期、生产单位、领用用途、标准值和不确定度、使用说明、稀释方法、剩余数量、存放位置等。
    要求在标准物质入库时,系统能自动增加库存;标准物质在领用时,系统则能自动扣除库存从而实现库存的自动更新管理。同时,要能够设定最小库存量提醒,应能自动生成标准物质领用表。
    要求具有多种查询功能和统计汇总功能,如按分类、名称、编号、有效期、申请人、申请日期、购置日期、出入库日期、出入库方向、领用人、存放位置等进行分类查询和统计,统计每月、每季、每年的消耗量和费用。

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